מבט כולל על החברה HOT הינה חברת תקשורת מובילה המציעה מגוון רחב של שירותי תקשורת: טלוויזיה רב ערוצית,תשתית אינטרנט מהיר,שירותי טלפון קווי וסלולארי. החברה מעסיקה כ-5500 עובדים במישרין ועוד 2000 עובדים בעקיפין.לחברה 14 מרכזי שירות ולאחרונה החלה בהקמה של כ-40 נקודות מכירה בקניונים בכל רחבי הארץ. תמונת המצב, כפי שהייתה בHOT אלפי משתמשי מחשב הפרוסים בכ-60 אתרים/היקף פעילות ההדפסות הסתכמה במאות אלפי דפים בחודש המופקים מכמה מאות ממדפסות אישיות, מכונות צילום,סורקים ופקסים ו-4 ספקי שירות שונים

הצורך בשינוי שליטה, בקרה וניהול: אלפי משתמשים וציוד רב ללא ניהול, חוסר ניטור ופיקוח על שימוש (היקפי הדפסה ומי הדפיס וכמה) ועל ניהול צי המדפסות (תיקונים ומלאים של מתכלים) יצרו תחושת חוסר שליטה וניטור כלל הפלט המודפס. אבטחת מידע: גישה קלה למידע רגיש והפצתו הלאה לגורמים מחוץ לארגון,הציף את הצורך בשימוש בכלים מתקדמים לאבטחת מסמכים. צמצום שימושים אפקטיבי: כחברה בעלת מודעות גבוה לסביבה ירוקה עלה הצורך בצמצום כמות המכשירים ,הפחתת כמות הדפים המודפסים ועלויות ניהול המערך וכל זאת ללא פגיעה בתפוקה.

שיקולי HOT לבחירת אינטגרטור √ איתנות כלכלית של מפעיל √ ניסיון מוכח בפרויקטים גדולים, בארגונים מבוזרים ומורכבים (טבע, ישראכרט, קסטרו) √ תפירת פתרונות ייחודיים לצרכים של HOT. √ פיילוט מוצלח שנערך במחלקת ה- IT של החברה. √ שיתוף פעולה ויכולת אינטגרציה גבוהה עם ספקי שירותים אחרים של HOT. √ שביעות רצון של HOT על סמך שנים קודמות משירות מקצועי ואדיב של מפעיל. √ מענה כולל – Single point of contact √ מגוון ציודים רחב שנותנים מענה הולם לצרכים שונים בארגון

הפתרון – מענה מתקדם ומאובטח לכל סוגי הפלט המודפס והאלקטרוני של הארגון (חוזים, הסכמים, חשבוניות וטפסים ארגוניים) שכלל מעבר ממדפסות אישיות וציוד קצה אישי אחר (צילום, סריקה הדפסה ופקס) למרכזי הדפסה רב שימושיים מאובטחים מתוצרת HP בשילוב מערכת תוכנה חכמה ומסופים לבקרה וניהול הדפסות מתוצרת Ysoft.

תועלות צומצמו מספר המכשירים שהיו בשימוש: צומצמה כמות של מאות מכשירים שהיו בעבר לכ-60 מרכזי הדפסה מאובטחים בלבד במטה ובסניפי החברה. עמדות מכירה בקניונים : ניתן פיתרון משולב של חומרה ותוכנה המאגד את מערך הפריסה של עשרות העמדות שהוקמו בקניונים לתוך המערך הכולל של הניהול והבקרה המרכזית במטה החברה. שופרה אבטחת ההדפסה: מסמכים רגישים נסרקו ישירות לתיבת המייל של העובד או הודפסו לפי דרישה בעזרת כרטיסי עובד. חיסכון בשעות IT: קוד חיבור אישי לשיוך עצמי של כרטיס העובד ע"י המשתמש ללא התערבות של IT ושל ה- Helpdesk, חסכו זמן עבודה יקר. ייעול תהליכי עבודה: נתפר פתרון המאפשר הדפסה ממערכות הליבה של הארגון המזהות משתמש באופן חד ערכי, בכדי שתתאפשר הדפסה. חיסכון כספי: חיסכון בהוצאות אנרגיה, שטח רצפה, שעות כוח אדם, רכש ועוד. חשיבה ירוקה: חיסכון בנייר, בטונרים ובמחסניות דיו, בצריכת אנרגיה ובפליטת חום. אסתטיקה: יצירת סביבת עבודה נעימה לעין ומרווחת יותר.

עבודה לצד מפעיל מפעיל שימשה בעבר כספק מכונות צילום ופקסים של HOT לצד חב' HP שמכרה ותמכה במדפסות הארגון. ליווי צמוד, אפיון והיגוי: שילוב מומחי החברה משלב לימוד הצרכים / הבנת תהליכי העבודה הנדרשים, מיפוי המצב הקיים והצעת חלופות לגיבוש מודל אפקטיבי וכלכלי שירות: מקצועי ואדיב תמך במעבר חלק של השינוי במודל העבודה לרווחתם של העובדים מנעד טכנולוגי : מגוון רחב של מוצרי תוכנה וייצוג רשמי של יצרנים שונים למתן מענה מגוון לצרכי המחלקות שונות. מפעיל שנבחרה, הייתה בעלת ניסיון מוכח ומוצלח בארגונים מבוזרים גדולים ומורכבים אחרים:

פרוייקטים שבוצעו בארגונים מורכבים ומבוזרים ישראכרט קסטרו בזק בינלאומי טבע

הובלת השינוי בתוך הארגון נעשתה ע"י מח' ה-IT לצד מפעיל. בעקבות האפיון הניתוח, ובחינת תהליכי עבודה נבנו פתרונות ייעודיים התואמים את צרכי HOT.

גיא אלמוג מנהל אגף תשתיות וטכנולוגיה, HOT "יחד עם מפעיל ו HP , שדרגנו את שירותי ההדפסה הסריקה והצילום בארגון. העקרונות שעמדו בפנינו היו שיפור תהליכים, חווית לקוח טובה יותר, הגברת אבטחת המידע וחסכון באנרגיה ועלויות שוטפות".