אמי"ת

רשת נשות אמי"ת – רקע כללי

נשות אמי"ת הנה רשת חינוך ציונית ממלכתית – דתית מובילה המונה כ 100 בתי חינוך המשלבים לימודי תורה עם לימודי מדע וטכנולוגיה. הרשת פרוסה בכל רחבי הארץ, כולל בפריפריות, ובה 60 בתי ספר יסודיים ועל-יסודיים, וכן מכללות טכנולוגיות וישיבות, ישיבות הסדר, אולפנות ומכינות קדם צבאיות. בעשור האחרון נמצאת הרשת בתנופת צמיחה והתרחבות. שגרת ההתנהלות טרום השינוי: ביזור, תקלות ועלויות גבוהות בעבר, תחום הדפוס ברשת נשי אמי"ת  היה באחריות מחלקת הרכש, ולא נוהל ברמה הרשתית. כל בית ספר התקשר עם ספק אחר, קיבל החלטות עצמאיות וניהל תקציב פרטני. בשטח נמצאו 200 מכונות, ערב רב של פתרונות ללא  יד מכוונת ותקלות מרובות שנבעו מהעובדה ש 95% מהמכונות היו מחודשות. הרשת התמודדה עם היקפי הדפסה עצומים והוצאות ההדפסה עמדו על כ 2 מיליון ₪ בשנה.

מטרת הפרויקט: איתור פתרון כולל לתחום הדפוס והמיכון המשרדי  לפני כשנתיים קיבלה הרשת החלטה להעביר את האחריות הריכוזית על תחום הדפוס והמיכון המשרדי למחלקת טכנולוגיות. עם ההחלטה התחדד הצורך באיתור פתרון כולל שיוביל לשינוי בפרמטרים הבאים:

ניהול ושליטה מרכזיים באמצעות תוכנה ובקרים המאפשרים הרשאות ספציפיות לכל משתמש וניהול כל בית ספר כיח' עסקית צמצום הוצאות ההדפסה הגבוהות והוצאות נלוות (כגון הוצאות חשמל) מזעור מספר התקלות צמצום כוח האדם המטפל במכונות צמצום שטח רצפה הגדלת היעילות  – מעבר למכונות משולבות הכוללות פונקציות צילום, הדפסה, סריקה ופקס הקטנת מספר מדפסות הצבע צמצום כפילויות בהדפסה ובזבוז שיפור אבטחת מידע גיבוש צוות חשיבה לבחינת צורכי הארגון מספר אברהם בנימין, מנהל טכנולוגיות ברשת: "על מנת לבחון מהם הצרכים המדויקים של המשתמשים שלנו גיבשנו צוות חשיבה שבחן במהלך 3 חודשים את התנהגות המשתמשים בכל בי"ס כולל תכנים, כמויות ועלויות. בנוסף לראיונות ובדיקת החשבוניות", מרחיב אברהם,

"קיבלנו ממפעיל ייעוץ מקצועי לאפיון כל מערכת בפרמטרים של עומס עבודה, יכולות ייחודיות, צורכי המשתמשים ועוד".

"מפעיל ענו בצורה הטובה ביותר על דרישותינו, ולכן בחרנו בהם, ואנו מודים על כך"

"תהליך המשא ומתן ובחירת הספק היה ארוך ומורכב, וכלל התמודדות עם אתגרים טכנולוגיים ועסקיים ופגישות אישיות עם נציגי HP  העולמית, במקביל לפגישות עם יצרנים בינלאומיים נוספים שהתחרו" מספר אברהם."בסופו של דבר" מוסיף אברהם  "בחרנו במפעיל  מהסיבות הבאות":

חוות דעת חיוביות  – מנהלי בתי ספר בצפון, שהכירו את מפעיל, נתנו חוות דעת מצוינות על  מקצועיות וניסיון החברה יכולת מפעיל לתפור פתרונות מדויקים לצרכים מומחיות במגוון  מותגי פרמיום מובילים – הפתרון הנדרש כלל שילוב מכונות של hp ושל Ricoh, ומפעיל, המשווקת שני מותגים אלו, הפגינה מקצועיות, ידע וניסיון מוכח בעבודה עם שני המותגים. מומחיות בתחום הבקרים – נשי אמי"ת שמה דגש על הטמעת בקרים, כחלק מהפתרון הכולל, ומפעיל הפגינה מומחיות בסוגי הבקרים השונים, יכולת להתאים לכל מכונה את הבקר המתאים לה, וידע טכני לטיפול ותיקון הבקרים במידת הצורך. "הכול תחת קורת גג אחת" – מפעיל הציעה פתרון מלא שכלל מכונות ובקרים מסוגים שונים, תחת אחריותה המלאה וללא עירוב ספקים חיצוניים. מערך שירות בפריסה ארצית  –  קריטי לרשת נשי אמי"ת, אשר לה סניפים בכל הארץ. שיווק מכונות חדשות – בניגוד לספקים מתחרים שהציעו מכונות מחודשות על מנת להוזיל עלויות, הצעת מפעיל התבססה על מכונות חדשות, שהבטיחו, בהתאם לציפיות, עבודה שוטפת ומינימום תקלות. גב איתן – מערכת היחסים האיתנה בין מפעיל לבין HP  הובילה את HP  להירתם ולתמוך בפרויקט

הפתרונות שנבחרו על ידי נשי אמי"ת

בתום שלב אפיון הצרכים גיבשה מפעיל הצעה מקיפה שכללה פתרון מלא לכל בית ספר ולוחות זמנים להטמעה, ועם אישורה, נערכה הדרכה מעמיקה למשתמשים. הפתרונות שנבחרו על ידי נשי אמי"ת כללו:

"מפעיל שדרגו לנו את מערך ההדפסה לאין שיעור"

"3 חודשים לאחר ההטמעה, אני יכול להגיד בפה מלא שמפעיל שדרגו לנו את מערך ההדפסה בצורה ניכרת. אני מעריך שתהליך זה יוביל לחסכון של 30% בעלויות ההדפסה" מתאר אברהם.

"הפידבקים בשטח מצוינים" הוא מוסיף "הנהלת החברה מתקצבת כיום את כמויות ההדפסה הנדרשות לכל בית ספר, ואפילו לכל מורה, במידת הצורך. בזכות הבקרים המוטמעים במכונות ומערכת הדוחות הניהוליים שגיבשנו, מנהלי בתי הספר נהנים משליטה מלאה ויודעים מה מודפס, כמה, מי המשתמשים ה"כבדים" ועוד. ניהול ההרשאות ואבטחת המידע נותן לכולם שקט נפשי"

"כולם בנשי אמי"תמדברים על הנוחות" מחדד אברהם בנימין. "הכול הפך לפשוט וקל בזכות מפעיל שהקפידו שחווית המשתמש תהיה נוחה ונעימה – והכל בלחיצת כפתור. המערכת לומדת אילו תכנים מודפסים בתדירות גבוהה ושומרת אותם כמועדפים ונגישים, המשתמשים יכולים להדפיס מכל מקום בארגון וגם מהבית ומהסמארטפון וכך אין עיכובים והעבודה זורמת באופן שוטף. המכונות החכמות זוכרות את ההדפסות, מבטלות כפילויות במידה וקיימות ושולחות את ההדפסות למייל וכך אנו גם נהנים מנוחות וגם נלחמים בבזבוזאחת התועלות המרכזיות של השינוי שהובלנו הוא מערכת הדוחות החכמים. במקרה של תקלה, לדוגמה, המערכת שולחת הודעות ישירות למוקד השירות של מפעיל ומתריעה על התקלה".

"רק שימשיך כך"

"אנו שבעי רצון מהתנהלות מפעיל לכל אורך התהליך: מהרצינות, המקצועיות, ההקפדה על לוחות הזמנים והמחויבות לאתר את הפתרונות הטובים ביותר לצרכים. מדובר בצוות של מקצוענים שנתן לנו מענה מושלם לדרישות שלנו ושירות מהיר ויעיל ואני מרגיש מאד בטוח בבחירה במפעיל ששדרג לנו את מערך ההדפסה ללא היכר" מסכם אברהם בנימין.