ג'וינט ישראל

מפעיל הצעידה את הג'וינט למאה ה-21 עם פתרונות טכנולוגיים פשוטים וידידותיים למשתמש

מבט כולל על החברה

מאז הקמתו בשנת 1914 פועל ארגון הג'וינט העולמי למען יהודים במצוקה בישראל ובעולם כולו. ג'וינט ישראל, פועל בשיטתיות והתמדה לחיזוק מעמדם ולשיפור איכות חייהם של ילדים ונוער בסיכון, עולים חדשים, אנשים עם מוגבלויות ובלתי מועסקים, בשיתוף עם ממשלת ישראל. תמונת המצב, כפי שהייתה עד לכניסת מפעיל לגוינט עבדו בארגון עם כ- 180 מדפסות אישיות ומחלקתיות. הכמות הרבה היא תוצאה של תולדה היסטורית לפיה כל מי שהיה צריך לבצע הדפסה "ארגן" לעצמו מדפסת. לא התקיים פיקוח על החומר המודפס, הדפסות לא נאספו וחומרים רגישים היו חשופים לעין כל. ריבוי המדפסות מהדגמים השונים, אילץ אחזקת מלאי גדול של ראשי דיו וטונרים שיתאימו למגוון סוגי המדפסות הקיימות . מחלקת הלוגיסטיקה בארגון עמלה על תחזוקה רבה ומורכבת שמטרתה הייתה רכישת ציוד, ניהול ושמירה על מלאים ועבודה מול ספקים שונים כלהלן: 1. ספק החומרה שמכר את המדפסות. 2. ספק לתחזוקה שוטפת תקלות (זכיין שקבל על עצמו שירות ותחזוקה שנתי לציוד החומרה). 3. ספק/ים מתכלים , ראשי דיו וטונרים. 4. ספק מכונות צילום. האתגר העסקי 1. צמצום מספר המדפסות ושטחי הרצפה למינימום הנדרש . 2. ביטול/צמצום מחסן הטונרים. ביטול רכישת ראשי דיו והתכנסות לרכישה ותחזוקה של מספר מועט של מדפסות (וכמובן סוגי הטונרים הנגזרים מכך). 3. הדפסות צבע – ביטול מדפסות הדיו ומתן אפשרות להדפסות לייזר צבע איכותיות. וזולות יחסית. 4. הגברת הבטיחות – יצירת מצב בו לא מודפסים חומרים רגישים ומושארים במסדרונות. מציאת פתרון סטנדרטי המאפשר גיבוי של מדפסות תקולות / חסרות במדפסות אחרות. 6. מתן אפשרות לחייב כל יחיד/ה, מחלקה, ואגף בעלות ההדפסות / הצילומים הישירים שעשה. 7. צמצום מכונות הפקס שעלות תחזוקתן גבוהה 8. כניסה לעולם הדיגטלי ומתן אפשרויות סריקת מסמכים מתקדמות. 9. צמצום עבודה מול מגוון רחב של ספקים 10. שיפור רמת השירות

הפתרון – מעבר למרכזי הדפסה רב שימושיים מאובטחים עם יכולות הדפסה בצבע. – הוספת יכולות למכונות הצילום, כגון: הדפסה, סריקה וכניסה לעולם המסמכים הדיגיטליים – הדפסת המסמכים רק לאחר זיהוי המשתמש בעמדת ההדפסה. (מניעת הצטברות מסמכים רגישים שלא נאספו ע"י המשתמשים).

הטמעה ההטמעה נחלקה ל-2 שלבים: בשלב הראשון בוצע פיילוט בצמתים מרכזיים של שימוש בהדפסה וצילום במטרה לאתגר את המערכת, לזהות בעיות ודרישות משתמשים שלא נלקחו בחשבון – לבחון את המערכת בקצוות השימוש האפשריים . בשלב שני התרחב הפיילוט ליישום והטמעה כולל בחברה.

היתרונות העסקיים שליטה, בקרה ואבטחת מסמכים, (מסמכים רגישים לא פזורים יותר במגשי המכונות) תופעת הדפסות של נאספות נעלמה כליל הדבר והביא לחסכון ניכר בהדפסות שלא נדרשות (כ-500 הדפסות ביום שלא נדרשות, או מבוטלות בשרת אם לא נדרשות במהלך זמן שהוקצב). אסטטיקה וצמצום שטחי עבודה מכונה אחת מרכזת עבודה שבעבר התפרסה על גבי 4 מכונות שונות (צילום, הדפסה, סריקה ופקס) הביאה לצמצום בשטחים ופינתה מרחבים במשרדים, הדבר מתבטא ברמת האסתטיקה במשרדי הארגון . שרידות גבוהה – מכיוון שניתן לאסוף הדפסות מכל מכונה ברשת, כשמכונה בטיפול אין מניעה או דחיית ביצוע עבודה ולחץ בהמתנה לטכנאי, נגשים לכל מכונה ברשת ומושכים את העבודה. בקרה מחלקתית ואישית על כמות שימוש והוצאות – שימוש בכרטיס עובד מאפשר לדעת ולחייב את העובד / המחלקה / האגף והארגון הרלוונטי בביצוע הצילום וההדפסות. מהירות ויעילות בעבודה – המכונות המחלקתיות הן מאסיביות, מהירות ובעלות פונקציונאליות רבה מהמדפסות האישיות, דבר שהביא לקיצור זמן ההמתנה לעבודות ולמגוון פתרונות גדול יותר. הדופלקס כברירת מחדל הביא לחיסכון ניכר בנייר שמתבטא בכסף

למה מפעיל? בגלל המקצוענות, הטכנולוגיה והשירותיות. תהליך הבחירה של ספק הפתרונות לארגון, כלל תחקור של מספר חברות, בשלב הראשון זכתה חברה מתחרה בגלל מרכיב מחיר זול, אולם בעקבות אי הצלחה בפיילוט למימוש הטכנולוגיה חזר ופנה הארגון למפעיל בבקשה לבחון וליישם את הצעתה המקורית

עבודה לצד מפעיל "לחברת מפעיל יש את הפתרונות הטכנולוגים המובילים בשוק הן במגוון סוגי המכונות המשולבות והן בנושא מערכת הבקרה והמנייה של הדפים המודפסים. בנוסף, כוח האדם המקצועי והיכולות הטכניות הגבוהות הביאו להפעלת המכונות המשולבות כמענה לדרישות המשתמשים בפרק זמן קצר ביותר. למרכיב השירותיות ישנו משקל רב. חשוב ביותר להתקשר עם ספק העוטף את יכולותיו המקצועיות והטכנולוגיות במעטה שירותיות המתבטא במענה כמעט מיידי ללקוח, בחיוך היכרות אישית, סימפטיה ורצון כנה לפתרון בעיות". לסיכום מוסיף קציר "פתרונות מפעיל הקפיצו את הארגון למאה ה21 עם טכנולוגיה פשוטה וידידותית למשתמש שחיזקה את נושא אבטחת המסמכים והמידע בארגון והביאה לחיסכון כספי ניכר בדפים ובפעימות הדפסה"

 

 עד לכניסת מפעיל לג’וינט עבדו בארגון עם כ- 180 מדפסות אישיות ומחלקתיות.

הכמות הרבה היא תוצאה של תולדה היסטורית לפיה כל מי שהיה צריך לבצע הדפסה "ארגן" לעצמו מדפסת

 

1.שיתוף פעולה מלא עם המנהלים והעובדים, הסברה לסיבות והצורך בשינוי, קביעת מיקומי הריכוזים והחלטה על מי "נפרד" מהמדפסת האישית שהייתה לו.

2.הכנסת המערכת החדשה בוצעה בהדרגה, ללא פגיעה ביכולת המשתמשים לעבוד בשיטה ה"ישנה". רק כאשר הושלמה ההטמעה וייושמו כל הפרמטרים הנדרשים לשביעות רצון הארגון והעובדים הוצאו המדפסות האישיות מחדרי העובדים.